Copyright 2017 - Custom text here

                                                                       УТВЕРЖДАЮ: 25 АПРЕЛЯ 2015 ГОДА

 

Председатель Совета Учредителей

 

                                                                                       _________________________________

 

 

 

ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

 

ОБ ОСНОВАХ БЮДЖЕТНОЙ ПОЛИТИКИ

И ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА

ПРЕДПРИЯТИИ

 

  г. Москва

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

1СТРУКТУРА ВЫРУЧКИ ПРЕДПРИЯТИЯ

2. ЛИНЕЙКА ДОХОДНОСТИ

3. ОБЪЕКТНОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СТРУКТУРЫ ВЫРУЧКИ ПО ЛИНЕЙКЕ ДОХОДНОСТИ

4. МАТРИЦА ДОХОДНОСТИ

5. ПЛАНИРОВАНИЕ ОБОРОТА НА ТЕКУЩИЙ МЕСЯЦ

    5.1. ПОДГОТОВКА «ЖУРНАЛА ЗАДАНИЙ»;

    5.2. ЗАЯВКА НА БЮДЖЕТНОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ;

    5.3. БЮДЖЕТНОЕ ПОСЛАНИЕ

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ «БЮДЖЕТНОГО ПОСЛАНИЯ» И «ЖУРНАЛА ЗАДАНИЙ»

7. ЗАЯВКА НА ОПЛАТУ

8. ВНЕБЮДЖЕТНОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ

9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ

 

  1. СТРУКТУРА ВЫРУЧКИ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Для организации деятельности данного предприятия структурированы финансовые потоки, составляющие основу доходной части в его финансово-хозяйственной деятельности.

Основополагающей частью каждого из финансовых потоков, в обособленном виде - составляет структуру выручки предприятия, перечень которой приведен ниже:

  1. Брокеридж
  2. Поддержание арендного потока
  3. Работа по заявкам на поиск помещений
  4. Разработка отчета о коммерческой привлекательности объекта
  5. Спекулятивные сделки с объектами по договору комиссии
  6. Выкуп объектов с последующей реализацией
  7. Заключения об оценочной стоимости и/или ликвидности объекта
  8. Услуги по клинингу гостиничного комплекса
  9. Услуги по клинингу офисных центров
  10. Услуги по клинингу торговых центров
  11. Услуги по строительному клинингу
  12. Услуги по озеленению территории
  13. Услуги по теплоэнерго снабжению и водопотреблению
  14. Экспертиза технического состояния объекта
  15. Договоры технического обслуживания сетей (АТО)
  16. Восстановительный ремонт оборудования
  17. Подготовка узлов и агрегатов к сезонным мероприятиям
  18. Организация аварийно-диспетчерской службы на предприятии
  19. Экспертиза проекта для согласования внутренних перепланировок, работ по реконструкции и нового строительства
  20. Согласование внутренних перепланировок
  21. Выполнение функций заказчика
  22. Исполнение функций технического надзора при проведении строительных работ
  23. Согласование проектной и иной документации у поставщиков услуг (электричество, отопление, водоснабжение)
  24. Предоставление арендатору дополнительной мощности
  25. Восстановительный ремонт помещений
  26. Аварийно-восстановительный ремонт
  27. Ремонт помещений по заявкам арендатора (собственника)
  28. Разработка дизайнерской модели помещения
  29. Декорирование и визуализация дизайнерского проекта
  30. Разработка проектной документации по разделам
  31. Установка и подключение рекламных щитов на фасаде здания
  32. Определение и предоставление площади под наружную рекламу
  33. Определение и предоставление площади под внутреннюю рекламу
  34. Предоставление рекламных площадей на сайте компании
  35. Изготовление рекламной продукции, вывесок, стендов, щитов
  36. Монтажные работы по установке рекламных вывесок, стендов, щитов
  37. Согласование рекламных вывесок
  38. Предоставление юридического адреса
  39. Предоставление площади под размещение терминалов
  40. Предоставление услуг интернет связи
  41. Предоставление услуг по телефонии
  42. Предоставление охранных услуг по объекту
  43. Предоставление услуг по установке видео наблюдения
  44. Начисление пеней и штрафов
  45. Взыскание дебиторской задолженности

Совокупная выручка по всем финансовым потокам и является «Доходной частью» предприятия.

 

  1. ЛИНЕЙКА ДОХОДНОСТИ

 

Для консолидации и отслеживания результативности каждого их финансовых потоков, объединим их в схожие схемы проведения сделок, разместив вышеприведенную «структуру выручки» на «линейке доходности».

            Затем, сгруппируем на «линейке доходности» финансовые потоки, оценивая при этом ряд факторов, таких как:

- целевое назначение и формальная схожесть бизнес-процессов,

- схожесть в финансовых схемах,

- по сути операционного дохода от определенного вида деятельности.

 

  1. ОБЪЕКТНОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СТРУКТУРЫ ВЫРУЧКИ ПО ЛИНЕЙКЕ ДОХОДНОСТИ

 

Сгруппировав финансовые потоки, и оценив их по принципу формализованной схожести, происходит закрепление (объектное распределение структуры выручки предприятия) по ответственным исполнителям, которые обеспечивают:

- контроль за выручкой, по закрепленным за ним финансовым потокам;

- финансовый результат, по каждому из закрепленных потоков;

- плановый рост показателей, по каждому из закрепленных потоков

Таким образом, объектное распределение «структуры выручки» составило:

Менеджер по арендным отношениям:

Брокеридж

Поддержание арендного потока

Работа по заявкам на поиск помещений

Начисление пеней и штрафов

Взыскание дебиторской задолженности

Менеджер по дополнительным услугам:

Определение и предоставление площади под наружную рекламу

Определение и предоставление площади под внутреннюю рекламу

Предоставление рекламных площадей на сайте компании

Изготовление рекламной продукции, вывесок, стендов, щитов

Согласование рекламных вывесок

Предоставление юридического адреса

Предоставление площади под размещение терминалов

Предоставление услуг интернет связи

Предоставление услуг по телефонии

Предоставление охранных услуг по объекту

Предоставление услуг по установке видео наблюдения

Начисление пеней и штрафов

Взыскание дебиторской задолженности

Менеджер по спекулятивным сделкам:

Разработка отчета о коммерческой привлекательности объекта

Спекулятивные сделки с объектами по договору комиссии

Выкуп объектов с последующей реализацией

Заключения об оценочной стоимости и/или ликвидности объекта

Начисление пеней и штрафов

Взыскание дебиторской задолженности

 

Менеджер по предоставлению услуг по клинингу:

Услуги по клинингу гостиничного комплекса

Услуги по клинингу офисных центров

Услуги по клинингу торговых центров

Услуги по строительному клинингу

Начисление пеней и штрафов

Взыскание дебиторской задолженности

Главный специалист:

Услуги по теплоэнерго снабжению и водопотреблению

Экспертиза технического состояния объекта

Договоры технического обслуживания сетей (АТО)

Восстановительный ремонт оборудования

Подготовка узлов и агрегатов к сезонным мероприятиям

Организация аварийно-диспетчерской службы на предприятии

Экспертиза проекта для согласования внутренних  перепланировок, работ по реконструкции и нового строительства

Согласование внутренних перепланировок

Выполнение функций заказчика

Исполнение функций технического надзора при проведении строительных работ

Согласование проектной и иной документации у поставщиков услуг (электричество, отопление, водоснабжение)

Предоставление арендатору дополнительной мощности

Восстановительный ремонт помещений

Аварийно-восстановительный  ремонт

Ремонт помещений по заявкам арендатора (собственника)

Разработка дизайнерской модели помещения

Декорирование и визуализация дизайнерского проекта

Разработка проектной документации по разделам

Установка и подключение рекламных щитов на фасаде здания

Монтажные работы по установке рекламных вывесок, стендов, щитов

Начисление пеней и штрафов

Взыскание дебиторской задолженности

 

  1. МАТРИЦА ДОХОДНОСТИ

 

Основой для определения плановых показателей, как ежемесячных, так и ежегодных, а

также для решения задачи структурирования финансового оборота предприятия, является просчитанная в соответствии с установленной для предприятия «структурой выручки» - его «Матрица доходности».

  • На основании анализа доходности финансовых потоков, а также в соответствии с

установленными правилами организации финансового оборота предприятия, Начальник Оперативного Отдела обязан ежегодно, формировать «Матрицу доходности» на предстоящий год, а также пояснительную записку к ней.

«Матрица доходности» представляет собой таблицу, которая учитывает:

  1. В вертикальной ее части - закрепление (объектное распределение структуры выручки предприятия) по ответственным исполнителям;
  2. В горизонтальной ее части - ежемесячную расчетную выручку, получаемую от каждого финансового потока, сведенную в годовой финансовый результат.

 Пояснительная записка к «Матрице доходности» предусматривает:

  1. подробное описание конкретного бизнес-процесса, который используется или будет использован для получения выручки;
  2. подробное описание финансовой схемы, которая используется или будет использована, при реализации конкретного бизнес-процесса;
  3. подробное раскрытие последовательности действий, связанных с реализацией каждого из финансовых потоков (план мероприятий);
  4. расходы, связанные с реализацией бизнес-процесса;
  5. предполагаемую ежемесячную выручку от реализации бизнес-процесса;
  6. ежемесячный финансовый результат, получаемый от реализации конкретного бизнес-процесса;
  7. годовой финансовый результат, предполагаемый к реализации по данному бизнес-процессу.
    • Соответственно, до 25 декабря каждого текущего года, Начальник Оперативного Отдела подготавливает для утверждения проект «Матрицы доходности» и пояснительную записку к ней.
    • Сформировав проект «Матрицы доходности» на предстоящий год, а также пояснительную записку к ней, Начальник Оперативного Отдела, в тот же день (25 декабря), предоставляет подготовленные им документы на согласование Генеральному директору предприятия.
    • С 25 по 28 декабря, по представлению Генерального директора предприятия, Начальником Оперативного Отдела в вышеуказанные документы могут быть внесены откорректированные данные.
    • Не позднее чем 28 декабря, проект «Матрицы доходности» должен быть согласован Генеральным директором и представлен им для защиты - Совету Учредителей предприятия. Представление документа на Совете Учредителей производится Начальником Оперативного Отдела.
    • По результатам защиты, до 30 декабря, Начальником Оперативного Отдела в данный документ могут быть внесены коррективы.
    • Не позднее чем 30 декабря, данные представленные в «Матрице доходности» должны быть утверждены Советом Учредителей.
  • Утвержденные Советом Учредителей данные, внесенные в «Матрицу доходности» - являются основанием для внесения этих данных в качестве плановых показателей каждый текущий месяц последующего года, а перечень мероприятий, указанных в пояснительной записке – являются основой для составления ежемесячного «Журнала заданий».
  • С учетом положений, указанных в п.4.2., нарушение данной части Регламента - отсутствие разработанной и утвержденной «Матрицы доходности» и пояснительной записки к ней, неукоснительно приводит для Начальника Оперативного Отдела и Генерального директора к лишению их «Годового бонуса», а также к увольнению Генерального директора с занимаемой должности.

 5. ПЛАНИРОВАНИЕ ОБОРОТА НА ТЕКУЩИЙ МЕСЯЦ

 

Основой планирования финансового оборота предприятия на текущий месяц – являются финансовые показатели, распределенные в соответствии с указанной «структурой выручки» и установленные в «Матрице доходности».

 

  • ПОДГОТОВКА «ЖУРНАЛА ЗАДАНИЙ»
    • Руководствуясь задачами реализации показателей в «Матрице доходности»,

Генеральный директор предприятия, каждое 25-тое число текущего месяца, формирует подробный перечень заданий на месяц, заносит их в бланк установленной формы, именуемый «Журнал заданий», и передает его секретарю для проведения надлежащей регистрации.

  • Произведя регистрацию документа, секретарь, в тот же день, 25-го числа, под

подпись передает вышеуказанный «Журнал заданий» следующим работникам предприятия: Офис-менеджеру, Начальнику Управления развития, Начальнику Оперативного Отдела.

  • 26 числа текущего месяца, вышеуказанные работники, а именно: Офис-

менеджер, Начальник Управления развития, Начальник Оперативного Отдела могут подготовит на отдельном бланке дополнения к «Журналу заданий», и к 17-00 они обязаны через секретаря предприятия предоставить свои дополнения на 19-ти часовое совещание, проводимое у Генерального директора.

  • Секретарь, до 17-30 производит надлежащую регистрацию предоставленных

документов, и в 17-30 передает их на ознакомление Генеральному директору.

  • До 19-ти часов (до начала совещания), Генеральный директор знакомится с

предоставленными дополнениями, и формирует потенциальные вопросы к их инициатору;

  • В ходе 19-ти часового совещания, Генеральный директор принимает решение о

необходимости дополнения «Журнала заданий». Данное решение Генерального директора, принятое по каждому из дополнений, должно быть мотивировано и занесено в протокол совещания;

  • После утверждения 26 числа «Журнала заданий», 27 числа, к 10-30, секретарь

формирует протокол совещания, затем вносит соответствующие изменения в текст и предоставляет как протокол, так и откорректированный «Журнал заданий» Генеральному директору на подпись;

  • 27 числа, получив на протоколе и «Журнале заданий» подпись Генерального

директора, секретарь регистрирует и протокол и «Журнал заданий», помещает оба документа в соответствующие папки, а их копии, в тот же день под подпись передает: Офис-менеджеру, Начальнику Управления развития, Начальнику Оперативного Отдела;

  • В тот же день, 27 числа, исходя из задач, внесенных Генеральным директором в

«Журнал заданий», и Начальник Управления Перспективного развития, и Начальник Оперативного Отдела, формируют для работников подведомственных им подразделений – «индивидуальные журналы заданий» и передают их им под подпись;

  • 28 числа, работники подотчетных подразделений, на основании

предоставленных им «индивидуальных журналов заданий» формируют «план мероприятий» (разработанного по установленной форме).

Кроме самих проводимых мероприятий, работники указывают в бланке «плана

мероприятий» перечень последовательных действий и суммы затрат, необходимых для реализации задач, указанных в «индивидуальном журнале заданий».

  • Тогда же, 28 числа текущего месяца, Начальник Оперативного Отдела проводит

анализ и согласование заявленных расходов, утверждает «план мероприятий» сформированный работниками его подразделения, а затем вносит в «Бюджетное послание» суммы, указанные его работниками;

 

 

  • ЗАЯВКА НА БЮДЖЕТНОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ
    • При формировании оборота на текущий месяц, но не позднее 24 числа текущего

месяца, каждый работник и/или Руководитель подразделения может предоставить обоснованную «Заявку на бюджетное финансирование».

  • В обосновании такой «Заявки на бюджетное финансирование» Работник приводит

сделанный в письменном виде расчет, включающий в себя:

  1. подробное описание цели финансирования (обоснование необходимости
  2. вложений);
  3. подробное описание бизнес-процесса, предполагаемого к реализации;
  4. подробный план мероприятий, предполагаемых к реализации;
  5. общие сроки проекта, а также сроки реализации этапов;
  6. помесячный расчет финансового потока;
  7. расчет «точки безубыточности» данного бизнес-процесса;
  8. расчет месячной доходности от реализации бизнес-процесса;
  9. расчет годовой доходности от реализации бизнес-процесса;
    • «Заявка на бюджетное финансирование» подписывается самим Работником и

подается на имя Генерального директора предприятия;

  • При получении «Заявки на бюджетное финансирование» непосредственным

Руководителем подразделения, до 26 числа текущего месяца, в обязательном порядке проверяются:

- обоснованность требования;

- правильность и корректность предоставленных расчетов.

  • После проведения проверочных мероприятий, Руководитель подразделения авизует

«Заявку на бюджетное финансирование» своей подписью, и не позднее 26 числа, передает ее для регистрации секретарю предприятия.

  • Руководитель подразделения не может остановить подачу работником «Заявки на бюджетное финансирование». В случае своего несогласия он пишет особое мнение, и передает его вместе с поданной «Заявкой на бюджетное финансирование».
  • После регистрации, но не позднее 11-00 27 числа текущего месяца, секретарь

передает «Заявку на бюджетное финансирование» Начальнику Оперативного Отдела;

  • Повторно проверив вышеуказанные данные, Начальник Оперативного Отдела до 18-

00 27 числа, готовит «Заявку на бюджетное финансирование» для представления Генеральному директору предприятия на 19-ти часовом совещании;

  • В 18-00, Начальник Оперативного Отдела возвращает «Заявку на бюджетное

финансирование» секретарю предприятия для ее регистрации и передачи Генеральному директору предприятия;

  • Поданная «Заявка на бюджетное финансирование» - является предметом

обязательного рассмотрения на совещании в тот же день. Защиту ее осуществляет Руководитель подразделения, согласовавший данную «Заявка на бюджетное финансирование»;

  • Результат рассмотрения «Заявка на бюджетное финансирование» заносится в

протокол совещания;

  • В случае положительного решения, принятого по поданной «Заявке на бюджетное

финансирование» Генеральным директором, секретарь до 11-00 28 числа текущего месяца передает ее вместе с протоколом Начальнику Оперативного Отдела, и тот вносит данные по расходной и приходной части (указанные в «Заявке на бюджетное финансирование»), в соответствующие статьи «Бюджетного послания»;

 

 Далее,

- сама «Заявка на бюджетное финансирование»,

- особое мнение (если таковое имеется),

- протокол совещания, за подписью Генерального директора, в котором отражены результаты рассмотрения «Заявки на бюджетное финансирование»,

в общеустановленном порядке выносятся на утверждение Председателя Совета Учредителей;

  • При принятии Председателем Совета Учредителей решения о выделении средств,

Генеральный директор открывает финансирование по поданной «Заявка на бюджетное финансирование»;

  • В случае отказа Председателем Совета Учредителей от выделения средств для финансирования «Заявки на бюджетное финансирование», «Бюджетное послание» формируется без учета средств, запрошенных по вышеуказанной «Заявке на бюджетное финансирование».

 

  • БЮДЖЕТНОЕ ПОСЛАНИЕ
    • Далее, исходя из:
  1. показателей, установленных «Матрицей доходности»,
  2. расходов, указанных работниками в формируемом «плане мероприятий»,
  • поданными и утвержденными «заявками на бюджетное финансирование»,
  1. исходя из сформированных менеджерами реестров текущих договоров,
  2. а также с учетом имеющейся рыночной ситуации и ситуации на предприятии,

Начальник Оперативного Отдела, 28 числа каждого месяца, обязан формировать «Бюджетное послание» на следующий месяц, в котором указываются:

- плановые поступления по соответствующим разделам выручки;

- авансовые поступления от Контрагентов за последующий месяц;

- выставленные Контрагентам счета на оплату услуг за последующий месяц;

- имеющаяся текущая кредиторская задолженность;

- имеющаяся текущая дебиторская задолженность, включающая в себя начисленные пени и    

  штрафы;

- планируемые расходы по оплате труда Работникам (включая окладную и премиальную  \  

   части заработной платы);

      - планируемые расходы по налоговым отчислениям;

- иные потенциальные расходы на будущий месяц.

При этом, в ходе планирования показателей, связанных с расходами по оплате труда, Начальник Оперативного Отдела должен исходить из того, что данные расходы подлежат покрытию из выручки, учитываемой в разделе «дополнительные услуги» в «Бюджетном послании»;

  • Затем, не позднее 29 числа, «Бюджетное послание» направляется на

                  согласование Генеральному директору предприятия.

                  В ходе рассмотрения и анализа расходной части «Бюджетного послания», Генеральный директор в обязательном порядке проводит проверку:

  • Корректности и обоснованности предоставленных работниками «заявок на Бюджетное финансирование».
  • данных, связанных с исчислением расходов, планируемых на оплату труда.

При этом, Генеральный директор должен исходить из того, что что эти расходы подлежат покрытию из выручки, учитываемой в доходной части «Бюджетного послания», в разделе «дополнительные услуги».

  • Оценке Генеральным директором подлежат также данные, такие как - планируемые расходы по налоговым отчислениям;
  • А также и иные потенциальные расходы на будущий месяц.

 29 числа, проверив составляющие «Бюджетного послания», в случае необходимости,

Генеральный директор в тот же день возвращает «Бюджетное послание» на доработку, с указанием необходимых к внесению изменений. По требованию Генерального директора, Начальником Оперативного Отдела в вышеуказанные документы могут быть внесены откорректированные данные.

  • Не позднее 29 числа, откорректированное Начальником Оперативного Отдела

«Бюджетное послание» возвращается Генеральному директору.

  • Не позднее чем 30 числа, проект «Бюджетного послания» должен быть согласован

                  Генеральным директором и предоставлен им для защиты - Совету Учредителей предприятия. Представление документа на Совете Учредителей производится Начальником Оперативного Отдела.

  • До 31 числа, Начальником Оперативного Отдела в данный документ могут быть

                  внесены коррективы по результатам представления.

                          Однако, не позднее чем 31 числа (в последний день месяца), данные представленные в «Бюджетном послании» должны быть утверждены Советом Учредителей. В результате чего, «Бюджетное послание» удостоверяется подписью Председателя Совета Учредителей, а затем регистрируется у секретаря и не позднее 01 числа следующего месяца передаются под подпись для исполнения: Начальнику Оперативного Отдела, Главному Бухгалтеру предприятия, а также для контроля - Офис-менеджеру.

 

  1. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

      ПОКАЗАТЕЛЕЙ «БЮДЖЕТНОГО ПОСЛАНИЯ» И «ЖУРНАЛА ЗАДАНИЙ»

 

Контроль за исполнением показателей «Бюджетного послания» на текущий месяц осуществляется:

6.1. Непосредственными руководителями подразделений;

6.2. Главным Бухгалтером предприятия;

6.3. Начальником Оперативного Отдела;

6.4. Генеральным директором предприятия;

6.5. Офис-менеджером;

6.6. Аудитором;

6.7. Ревизионной Комиссией предприятия.

 

6.1. НЕПОСРЕДСТВЕННЫМИ РУКОВОДИТЕЛЯМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ:

6.1.1. В рамках установленного на предприятии финансового оборота, в обязанности Руководителя Управления (Отдела, подразделения) входит контроль за выполнением работниками подотчетного подразделения:

- указанных в «Бюджетном послании» плановых финансовых показателей, по установленной для каждого из Работников подотчетного подразделения структуре выручке;

6.1.1.1.Так, на основании предоставленных «ежедневных отчетов» переданных работниками подотчетного подразделения, Руководитель Управления (Отдела, подразделения) обязан каждодневно формировать свой собственный «ежедневный отчет» по установленной форме, в котором он должен, объективно оценив деятельность работников своего подотчетного подразделения выставить им соответствующие показатели (в том числе и принятые к зачету норма-часы, а также процент выполнения Работником финансового плана), отражающие результат их работы за текущий день. Совокупность всех «ежедневных отчетов» в сброшюрованном виде, до 10-00 следующего дня, передается в Контрольное Управление предприятия для проведения соответствующей текущей проверки;

6.1.1.2. На основании предоставленных «ежедневных отчетов» переданных работниками подотчетного подразделения, Руководитель Управления (Отдела, подразделения) обязан каждую пятницу формировать «сводный аналитический отчет» о деятельности работников подотчетного подразделения за прошедшую неделю.

Так, Начальник Оперативного Отдела предоставляет еженедельно «аналитический отчет», который включает в себя:

- процент выполнения каждым из Работников финансового плана;

- оценку вероятности выполнения каждым Работником плановых финансовых показателей;

- оценку выполнения каждым Работником задач, установленных «индивидуальным планом мероприятий»;

- оценку выполнения каждым Работником заданий, установленных «планом мероприятий»;

- общую оценку деятельности каждого Работника;

6.1.1.3. В случае, если Работником не выполняются задачи, установленные для него в «индивидуальном журнале заданий» и/или не выполняются установленные для работника финансовые показатели, Руководитель Управления (Отдела, подразделения) обязан в течении 24 часов, предоставить «журнал текущих заданий» и «план мероприятий», разработанных для данного работника и обязательные для их выполнения. Данные документы («сводный аналитический отчет», «журнал текущих заданий» и «план мероприятий»), в сброшюрованном виде, в тот же день до 19-00), передается в Контрольное Управление предприятия для проведения соответствующей текущей проверки;

 

6.2. ГЛАВНЫМ БУХГАЛТЕРОМ ПРЕДПРИЯТИЯ:

Одновременно с этим, контроль выполнения показателей «Бюджетного послания» осуществляется Главным Бухгалтером.

  • Так, получив «Бюджетное послание» и как приложение к нему реестры текущих

договоров, образующих выручку предприятия, Главный бухгалтер обязан не позднее 14 часов 30(31) числа текущего месяца сверить Контрагентов указанных в реестрах с данными, имеющимися в 1С.

  • Затем, того же 30(31) числа текущего месяца, в соответствии с финансовой и учетной

политикой предприятия, а также с учетом предмета договора, Главный бухгалтер, до 18-00, производит начисление Дебиторской задолженности Контрагентов на  счет 76 (по соответствующим субсчетам). При этом, он проверяет, чтобы сумма, указанная Начальником Оперативного Отдела в «Бюджетном послании» по фактически выставленным счетам, была равна сумме начисленной им базе 1С Дебиторской задолженности по Контрагентам.

  • Далее, каждый день, производя в 1С разноску поступлений денежных средств от

Контрагентов, Главный Бухгалтер к 18-00 готовит для Генерального директора справку о: текущих поступлениях, наличии задолженности, а также о начисленных на текущую дату пенях и штрафах.

  • При этом, каждую пятницу, для формирования «Развернутого бюджета», Главный

Бухгалтер предоставляет Начальнику Оперативного Отдела полную информацию об: остатках на счетах и в кассе предприятия, текущих поступлениях, наличии задолженности, начисленных на текущую дату пенях и штрафах, а также обо всех произведенных за неделю расходах.

            В случае расхождения данных Бухгалтерии и Оперативного Отдела, данные

противоречия в рамках «Развернутого бюджета» должны быть незамедлительно устранены.

 

6.3. НАЧАЛЬНИКОМ ОПЕРАТИВНОГО ОТДЕЛА:

6.3.1. Кроме того, по ходу текущего месяца, Начальник Оперативного Отдела, обязан ежедневно формировать данные в бланке «Текущий Бюджет» по установленной форме.

        «Текущий Бюджет» - это доходная часть бюджета предприятия, отражающая фактическую выручку, полученную на дату текущей реализации.

«Текущий Бюджет» ведется как в электронном виде, так и на бумажных носителях.

6.3.2. Данные, указываемые в разделах и графах бланка «текущего Бюджета» вносятся Начальником Оперативного Отдела на основании данных, предоставляемых работниками подотчетного подразделения внесенных ими в свои «ежедневные отчеты», сформированные по копиям полученных от Контрагента платежных поручений.

6.3.3. При этом, каждую пятницу текущего месяца, вместо «Текущего Бюджета», установленного вышеуказанным пунктом настоящего Положения, Начальник Оперативного Отдела готовит в электронном и бумажном виде - «Развернутый Бюджет».

        «Развернутый Бюджет» включает указанные данные на текущую дату, в которых содержится информация как о «Доходной части Бюджета», так и о его «Расходной части». 6.3.3.1. Однако, при составлении «Развернутого Бюджета», Начальник Оперативного Отдела руководствуется уже не данными из представленных Контрагентами платежных поручений, а имеющимися данными бухгалтерского учета предприятия. В случае несовпадения данных «текущего Бюджета» и «Развернутого Бюджета», Начальник Оперативного Отдела обязан установить причину имеющихся расхождений в данных и отразить ее в своем «аналитическом отчете».

6.3.4.  Ежедневно «текущий Бюджет», а по пятницам «Развернутый Бюджет», в 19-00, предоставляется на совещание Генеральному директору предприятия.

6.3.5.  После рассмотрения Бюджетных документов на 19-ти часовом совещании у Генерального директора, они в обязательном порядке подписываются как самим Начальником Оперативного Отдела, так и Генеральным директором предприятия, а затем после совещания, они подшиваются Начальником Оперативного Отдела в отдельную папку с наименованием «Бюджет за ____ месяц 201_года».

 

6.4. ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ ПРЕДПРИЯТИЯ:

        Одновременно с этим, Генеральный директор также постоянно осуществляет ежедневный мониторинг ситуации и оперативный ежедневный контроль за деятельностью работников предприятия.

6.4.1. Для осуществления действенного контроля за текущей деятельностью, Генеральный директор, в первый же месяц, организует проведение ежедневных 19-ти часовых совещаний, участниками которых в обязательном порядке являются:

  1. сам Генеральный директор предприятия;
  2. Офис-менеджер предприятия;
  3. Главный Бухгалтер предприятия;
  4. Начальник Оперативного Отдела предприятия;
  5. Секретарь предприятия.

6.4.1.1. При проведении данного совещания предусмотрена обязательная повестка дня, включающая в себя:

  1. отчет исполнителей о реализации мер, установленных для реализации прошлым

протоколом;

  1. анализ данных «текущего бюджета»,
  2. процент выполнения финансовых показателей «Бюджетного послания»,
  3. выполнение задач, установленных «журналом заданий»,
  4. надлежащее выполнение или неисполнение трудовой дисциплины, Приказов, Положений и Регламентов работниками предприятия.
    • Для проведения данного совещания, секретарь, ежедневно, к 19-00 истребует у:

- Начальника Оперативного Отдела заполненный им и подписанный бланк «текущего бюджета»;

- Главного Бухгалтера – заверенную справку об: остатках на расчетном счете ив кассе предприятия, текущих платежах, наличии Дебиторской задолженности, о начисленных пенях и штрафах;

- Офис-менеджера - данные о наличии нарушений дисциплины за текущий день и/или нарушении работниками Положений и Регламентов, действующих на предприятии.

Одновременно с этим, секретарь получает от Начальника Оперативного Отдела, Главного Бухгалтера и Офис-менеджера справку о выполнении заданий, установленных к выполнению предыдущим протоколом совещаний.

  • Все вышеуказанные документы предоставляются секретарем предприятия в 18-30

его Генеральному директору к 19-ти часовому совещанию.

 

 

 

  • По повестке дня, а именно по вопросам: анализа данных «текущего бюджета»,

процента выполнения финансовых показателей «Бюджетного послания», а также выполнения задач, установленных «журналом заданий», докладывает Начальник Оперативного Отдела. Генеральный директор проводит проверку данных, полученных в ходе совещания от Начальника Оперативного Отдела по предоставленной ему справке из бухгалтерии предприятия.

  • В случае, если из представления Начальника Оперативного Отдела

усматривается угроза невыполнения плановых финансовых показателей, Генеральный директор обязан: выслушав доклад Начальника Оперативного Отдела о предпринимаемых им мерах для выполнения установленных показателей, установить реальные причины падения показателей, отразив их в протоколе совещания. Также, в ходе этого совещания, Генеральный директор должен в обязательном порядке выработать и указать ряд мер, которые необходимо провести для исправления ситуации, указав при этом: дату их исполнения, конкретных исполнителей и лиц, осуществляющих контроль за выполнением.           

  • Ход всех 19-ти часовых совещаний, проводимых Генеральным директором

предприятия, обязательно подробно протоколируется секретарем.

  • Данный протокол должен содержать:
  1. Дату проведения совещания;
  2. Регистрацию участников совещания: Генерального директора, Начальника Оперативного Отдела, Начальника Управления Развития, Офис-менеджера, Главного Бухгалтера;
  3. Повестку дня, включающую в себя:
  4. Принятые решения по каждому из вопросов, установленных в повестке дня;
  5. Ответственные исполнители по принятым решениям.

      6.4.1.6. Далее,

- до 10-30 следующего дня секретарь оформляет письменный протокол.

- до 11-00 у Генерального директора подписывается письменный протокол, а затем секретарь передает письменный вариант протокола всем участникам совещания: Генеральному директору, Начальнику Оперативного Отдела, Начальнику Управления Развития, Офис-менеджеру, Главному Бухгалтеру, а также ответственным исполнителям и лицам, упомянутым в протоколе;

6.4.2. В случаях отсутствия Генерального директора, инициатором проведения такого совещания является Офис-менеджер.

6.4.3. Все подписанные протоколы совещаний, ежедневно подшиваются секретарем в специальную папку, с названием «ПРОТОКОЛЫ СОВЕЩАНИЙ», которая в конце каждой недели, а также по окончании текущего месяца передается для анализа Председателю Ревизионной Комиссии предприятия.        

 

6.5. ОФИС-МЕНЕДЖЕРОМ:

 

Офис-менеджер осуществляет ежедневный контроль за исполнением «Бюджетного послания» на основании ежедневно формируемых и сдаваемых отчетов менеджеров, подготовленных по установленной форме.

Так,

6.5.1. В ежедневных отчетах менеджеров, в качестве обязательного показателя предусмотрены следующие данные по каждому из закрепленных финансовых потоков:

- выставленный плановый показатель по выручке;

- фактически полученная выручка на текущую дату;

- сальдо (разность между плановым показателем и фактически полученным).

6.5.2. В случае, когда после 05 числа каждого текущего месяца сальдо не равняется 0, Офис-менеджер проверяет наличие в ежедневном отчете:

- объяснения ответственного исполнителя о причинах невыполнения плановых показателей;

- разработанный им план мероприятий по устранению причин, связанных с невыполнением плана;

- наличие контрольной подписи руководителя подразделения, которая согласует разработанный подотчетным работником план мероприятий.

6.5.3. С момента наличия разработанного и утвержденного плана мероприятий, Офис-менеджер ставит его выполнение к себе на контроль. С этого момента, Работник ежедневно, обязан в формируемом им «ежедневном отчете», в соответствующем разделе предоставляет подробный письменный отчет о выполнении разработанных и утвержденных мероприятий, а Офис-менеджер ежедневно контролирует проведение каждого из мероприятий, сроки их исполнения и результат.

6.5.4. Выполнение ответственным исполнителем плана мероприятий, его результативность оценивается Офис-менеджером как деятельность Руководителя подразделения в его «еженедельном аналитическом отчете».

6.5.5. Выводы о результативности исполненного плана мероприятий, сделанные Офис-менеджером в его «еженедельном аналитическом отчете» - являются обязательными для предоставления на 19-ти часового совещание, и рассмотрения  их - Генеральным директором предприятия, в ходе его проведения.

 

6.6. АУДИТОРОМ:

6.6.1. В конце каждого текущего месяца (29 или 30 числа), Начальник Оперативного Отдела, на основании данных бухгалтерского учета готовит окончательный бюджет - «Бюджет Реализации».

«Бюджет Реализации» включает в себя полностью сформированный по данным бухгалтерского учета бюджет, данные которого подтверждены заключением, составленным в результате проведенной аудиторской проверке предприятия.

6.6.2. 29 или 30 числа каждого текущего месяца «Бюджет Реализации» предоставляется аудитору на проверку.

6.6.3. Затем, «Бюджет Реализации», в последний день текущего месяца, не позднее 12-00, совместно с отчетом аудитора, передается Генеральному директору предприятия на утверждение.

6.6.4. До 18-00, «Бюджет Реализации» должен быть авизован Генеральным директором предприятия и через секретаря направлен: Офис-менеджеру, Председателю Ревизионной Комиссии, Председателю Совета Учредителей.

 

  1. ЗАЯВКА НА ОПЛАТУ

 

В соответствии с приказом № 7, от 06 апреля 2015года, при ведении хозяйственной деятельности, на предприятии утвержден следующий порядок:

7.1. оплаты денежных средств с расчетного счета;

7.2. выдачи наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные

       расходы.

7.1. При необходимости проведения платежа по расчетному счету, заинтересованное лицо, или ответственный исполнитель используют следующий порядок:

7.1.1. Заявление на получение денежных средств должно собственноручно оформляться работником по установленной форме, подписываться им и передаваться на утверждение своему непосредственному руководителю;

7.1.2. Далее, подписанная заинтересованным лицом «Заявка» непосредственным руководителем, который устанавливает:

- необходимость в проведении оплаты;

- соответствие суммы необходимым затратам,

а затем он в подтверждение необходимости проведения данных расходов, авизовывает «Заявку» собственной подписью;

7.1.3. После этого, оформленная и подписанная «Заявка», предоставляется инициатором секретарю предприятия для надлежащей регистрации ее в журнале внутреннего документооборота.

7.1.4. Окончив регистрацию документа, секретарь передает вышеуказанную «Заявку» на рассмотрение  и согласование Главному бухгалтеру предприятия;

7.1.5. Главный бухгалтер, проверяет:

- соответствие целевого назначения предполагаемого расхода с указанной статьей  

  «Бюджетного послания»;

- наличие денежных средств на соответствующей статье «Бюджетного послания»,

И далее, при наличии и того и другого, он формирует и подписывает платежное поручение, в котором своей подписью удостоверяет целевое расходование и наличие денежных средств.

7.1.6. Оформив надлежащим образом документы, Главный бухгалтер передает их секретарю;

7.1.7. Получив «Заявку» и платежное поручение с подписью Главного бухгалтера предприятия, секретарь складывает все заявления в папку «Финансовые документы», которую в 17-00 размещает на столе Генерального директора Общества.

7.1.8. В 10-00 следующего дня, секретарь забирает ее от Генерального директора и передает в бухгалтерию предприятия.

7.1.9. Главный бухгалтер отбирает подписанные Генеральным директором документы (платежные поручения), а не подписанные документы через секретаря возвращает заявителю.

7.1.10. Затем, руководствуясь разрешительной подписью Генерального директора Общества на заявлениях о выдаче денег под отчет и в платежных поручениях, Главный бухгалтер производит оплату с расчетного счета предприятия.

7.2. При необходимости выдачи наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы, подотчетное лицо, оформленное соответствующим приказом по предприятию, использует следующий установленный порядок:

7.2.1. Заявление на получение денежных средств должно собственноручно оформляться работником по установленной форме, подписываться им и передаваться установленному приказом подотчетному лицу предприятия;

7.2.2. Далее, подписанная заинтересованным лицом «Заявка» проверяется подотчетным лицом (непосредственным руководителем), который устанавливает необходимость в получении денежных средств и соответствие суммы необходимым затратам, а затем он в подтверждение необходимости проведения данных расходов, авизовывает «Заявку» собственной подписью;

7.2.3. После этого, оформленная и подписанная «Заявка», предоставляется подотчетным лицом секретарю предприятия для надлежащей регистрации ее в журнале внутреннего документооборота.

7.2.4. Окончив регистрацию документа, передает вышеуказанную «Заявку» на рассмотрение  и согласование Главному бухгалтеру предприятия;

7.2.5. Главный бухгалтер, проверяет:

- соответствие целевого назначения предполагаемого расхода с указанной статьей  

  «Бюджетного послания»;

- наличие денежных средств на соответствующей статье «Бюджетного послания»,

И далее, при наличии и того и другого, он выписывает расходный кассовый ордер, в котором своей подписью удостоверяет целевое расходование и наличие денежных средств.

7.2.6. Оформив надлежащим образом документы, Главный бухгалтер передает их секретарю;

7.2.7. Получив «Заявку» и расходный ордер с подписью Главного бухгалтера предприятия, секретарь складывает все заявления в папку «Финансовые документы», которую в 17-00 размещает на столе Генерального директора Общества.

7.2.8. В 10-00 следующего дня, секретарь забирает ее от Генерального директора и передает в бухгалтерию предприятия.

7.2.9. Главный бухгалтер отбирает подписанные Генеральным директором документы (расходные ордера), а не подписанные документы через секретаря возвращает заявителю.

7.2.10. Затем, руководствуясь разрешительной подписью Генерального директора Общества на заявлениях о выдаче денег под отчет и в расходных кассовых ордерах, Главный бухгалтер оформляет денежный чек на сумму подписанных расходных ордеров и подписывает его у Генерального директора Общества. После чего, в 10-30, Главный бухгалтер направляется в Банк для получения наличных денежных средств.

По прибытию в офис Главный бухгалтер приходует денежные средства в кассу организации.

7.2.11. После этого, Главный бухгалтер вправе выдать денежные средства под отчет лицу, оформившему «Заявку» на получение денежных средств, и по которым имеется соответствующая разрешительную подпись Генерального директора Общества.

7.2.12. Получение наличных денежных средств производится:

7.2.12.1. С 11-30 до 12 часов следующего дня, в случае, когда «Заявки» поданы секретарю надлежащим образом до 17-30;

7.2.12.2. С 11-30 до 12 часов через день, в случае, когда «Заявки» поданы секретарю надлежащим образом после 17-30;

7.3.Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

7.4. Необходимо учитывать, что, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени Общества. Поэтому при таких расчетах нужно соблюдать предельный размер расчетов наличными, который составляет 100000(Сто тысяч) руб. по одной сделке, в соответствии с Указанием Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке".

7.5. Персональная ответственность за соблюдение вышеуказанных требований о порядке оплаты и выдаче наличных денежных средств на предприятии, возлагается на Генерального директора предприятия и Главного бухгалтера.                                                

Нарушение данного установленного порядка приводит однозначному лишению премии как Генерального директора, так и Главного бухгалтера предприятия.

 

  1. ВНЕБЮДЖЕТНОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ

 

8.1. В случаях, когда подана «Заявка» на проведение оплаты по расчетному счету предприятия, или на выдачу наличных в под отчет работнику на какие-либо цели, Главный бухгалтер, установив отсутствие остатка денежных средств на соответствующем счету «Бюджетного послания», обязан незамедлительно приостановить операцию по проведению платежа.

8.2. Однако, при этом, сама «Заявка» передается без оформления платежного документа Генеральному директору предприятия.

8.3. Если же, Генеральным директором, по каким-либо причинам, принято решение об оплате, он должен обратиться с докладной запиской на имя Председателя Совета Учредителей, предоставив обоснование в необходимости проведения данного платежа.

8.4. В этом случае, единственным и исключительным основанием для проведения платежа Главным бухгалтером - является Решение Председателя Совета Учредителей предприятия, в котором в обязательном порядке должны быть указаны:

- сумма платежа,

- его назначение

- и источник финансирования.

8.5. Персональная ответственность за соблюдение вышеуказанных требований о порядке оплаты и выдаче наличных денежных средств на предприятии, возлагается на Генерального директора предприятия и Главного бухгалтера.                                                

Нарушение данного установленного порядка приводит однозначному лишению премии Генерального директора, а Главный бухгалтер предприятия подлежит немедленному увольнению.

 

  1. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

  • Настоящее Положение введено с действие с 25 апреля 2015года;
  • Ответственным за контроль в реализации настоящего Положения возлагается на

            Офис-менеджера;

  • Настоящее Положение находится в свободном доступе для всех работников предприятия, располагается на стенде и у ответственного секретаря, оно подлежит обязательному ознакомлению всеми работниками предприятия под личную роспись в тексте трудового договора;
  • В настоящее Положение могут быть внесены дополнения и изменения, о чем работники предприятия уведомляются через наличие Решения Председателя Совета Учредителей, выставленного на открытом стенде. С текстом внесенных изменений и дополнений работники могут в любое время ознакомится у ответственного секретаря.

 

Авторизация: